Бюджетирование в 1С:УПП в первую очередь необходимо для планирования и анализа деятельности предприятия. Оно позволяет строить практически любые отчёты, как плановые, так и фактические.

Бюджетирование в 1С:УПП – относительно замкнутая и обособленная от других подсистема в "1С:Управление Производственным Предприятием", живет своей отдельной жизнью:

• Имеет свои собственные документы и регистры учета, собственный план счетов;
• Имеет свою собственную методику отражения хозяйственных операций;
• Имеет свои собственные отчеты.

Бюджетирование в 1С:УПП находится как бы в стороне от общего учета. Эта подсистема позволяет с помощью описанных правил "затягивать" в себя информацию. Это может быть фактическая учетная информация или информация, влияющая на плановые данные. На самом деле факт и план в бюджетировании отличаются только одним – факт хранится с ПУСТЫМ сценарием. Затянуть фактические данные можно легко и просто документом "Учет фактических данных по бюджетам", а плановые "Расчётом по модели бюджетирования". Но для этого надо разобраться с "правилами", которые в 1С:УПП называются "источники данных для расчётов бюджетирования".

Они позволяют обратиться к любой подсистеме 1С:УПП, причём можно написать произвольный запрос.

Бюджетирование в 1С:УПП связано с другими подсистемами только через:

• Механизм подключения источников данных
• Несколько общих справочников (Например, для подсистем бюджетирования и объемно-календарного планирования используется единый справочник сценариев)

Специфика подсистемы бюджетирования в 1С:УПП отчасти определяется тем, что сам метод бюджетирования представляет собой симбиоз двух существенно различных методов: многовариантного планирования на будущее, и метода двойной записи, используемого в "посмертном" бухгалтерском учете.

Назначение подсистемы бюджетирование в 1С:УПП

• Планирование на любой период движения средств и финансового состояния компании в целом:

*В разрезе оборотов по статьям бюджетов

*В разрезе остатков по плану счетов бюджетирования

• Составление бюджетов компании:

*Бюджет доходов и расходов,

*Бюджет движения денежных средств,

*Прогнозный баланс,

*Другие оборотные бюджеты

• Контроль плановых и фактических данных:

*Анализ отклонений плановых и фактических данных

*На соответствие установленным целевым показателям

• Контроль расходования средств

* Соответствие текущих планов рабочему плану на период

* Анализ исполнения бюджетных заявок

• Составление сводной отчетности

Основные принципы организации хранения данных в подсистеме бюджетирование в 1С:УПП

Для планирования деятельности есть три базовых сущности учета и анализа:

• Статьи оборотов

*Нужны для обозначения тех или иных финансовых операций, которые регистрируются при бюджетировании

• Центры финансовой ответственности (ЦФО)

*Определяют подразделения или иные бизнес-единицы, отвечающие за исполнение перечня бюджетных показателей

• План счетов бюджетирования

*Определяет структуру ресурсов предприятия, значимых для бюджетирования

Планирование в подсистеме бюджетирование в 1С:УПП

Планирование ведется для предприятия в целом, без учета деления на организации

Объектом планирования подсистемы бюджетирования в 1С:УПП является бюджетная операция. Для каждой операции может быть указана своя валюта.

Для каждого вида операции есть объект, который её описывает - статья оборотов по бюджетам.

Операции точно так же, как и в БУ изменяют состояние счетов. Только в подсистеме бюджетирование 1С:УПП это свой план счетов, который пользователь может настроить по своему усмотрению и проводки тоже настраивает пользователь для каждой статьи оборотов.

А уже из статей оборотов и счетов, расположенных в нужном порядке, формируются бюджеты, например, БДДС или БДР. Это позволяет, ввести один раз оборот по статье (Например, "Поступление оплаты от покупателей") и эта цифра попадёт сразу в несколько бюджетов.

Статьи оборотов могут быть зависимыми друг от друга. Например, если мы купили товар, то должны сделать оплату поставщику.

Планирование может быть детализировано по следующим аналитическим разрезам:

*В подсистеме бюджетирование в 1С:УПП организована поддержка сценариев планирования. Это дает:

• Возможность хранения вариантов и версий планов
• Возможность планирования с различной временной детализацией (день, неделя, месяц, квартал, год)
• Для каждого сценария есть возможность использования отдельной валюты и/или независимо редактируемой линейки курсов валют

*Для хранения информации о статьях оборотов используется справочник Статьи оборотов по бюджетам

При установке соответствующих флажков в статье оборотов настраивается ведение учета по количеству, сумме, контрагентам и номенклатуре. Дополнительно могут быть выбраны значения, которые будут использоваться системой в качестве значений по умолчанию: для количественного учета можно выбрать единицу измерения, для суммового учета – валюту, для учета по контрагентам – основного контрагента, для учета по номенклатуре - номенклатуру.

На закладке Проводки указывается способ отражения оборотов по статье на плане счетов бюджетирования. Вводятся счета и коэффициенты для получения значений суммы и количества в проводке на основании суммы и количества бюджетной операции. По этим данным формируются проводки при проведении бюджетной транзакции.

Одновременно может быть указано несколько проводок.

*Справочник Центры финансовой ответственности (ЦФО) предназначен для хранения информации о центрах финансовой ответственности – структурных подразделениях организации.

Для ЦФО можно указать его вид в справочнике Виды ЦФО.

*Ведение аналитики по Проектам позволяет увеличить степень детализации бюджетирования, сопоставлять в этом разрезе данные бюджетирования, объемно-календарного планирования и фактического учета.

Управление проектами в программе 1С:УПП устанавливается в настройках параметров учета.

*Ведение бюджетных операций по Контрагенту позволяет более точно указывать плановые обороты. Например, плановые обороты расходов денежных средств можно вести в разрезе поставщиков.

*В качестве разрезов аналитики Номенклатура используются элементы справочников Номенклатура и Номенклатурные группы, в зависимости от детализации сценария планирования. В бюджетировании в 1С:УПП не используется аналитика по характеристикам или сериям номенклатуры.

Постановка задачи:

1. Необходимо обеспечить формирование бюджета движения денежных средств (БДДС) на первый квартал текущего года. Необходимо обеспечить формирование (план-факт) следующих отчетов:

Сравнительный анализ оборотов по бюджетам.

Финансовый расчет. Бюджет должен формироваться (рассчитываться) автоматически, основываясь на учетных данных других подсистем УПП.

В подсистему бюджетирования должны попадать фактические данные, должна быть возможность план-фактного анализа за выбранный пользователем период.

2. Продукция, услуги, технология производства

3. Организационная структура предприятия

В основном цехе происходит выпуск полуфабрикатов и готовых изделий.

В ремонтом цехе (вспомогательное производство) осуществляют (в частности) оказание услуг заказчикам: ‘Ремонт оборудования заказчика” (нормативная расценка – 300$ за 1-н ремонт)

4. Затраты на производство

Все технологические операции (сборка, обработка и пр.) – оплачиваются по указанным сдельным расценкам.

Материальные затраты на выпуск – прямые.

Управленческие затраты (на управление производством) – общепроизводственные. Ежемесячно, они нормируются; на январь (по нормативам) – они составляют – 10000$.

В процессе решения задачи, необходимо будет рассчитать доли (ОПР) на производство пропорционально запланированным выпускам в разрезе цехов (ЦФО) выпуска продукции/услуг.
5. Закупки материалов, расчеты с поставщиками

Закупка материалов – производится у контрагента «Основной поставщик». Затраты на закупку материалов в текущем году следует планировать, основываясь на аналогичных затратах предыдущего года, но с учетом их 20% увеличения.

При планировании затрат обязательно следует учесть сезонность потребности в материалах в течении года:

6. Продажи, расчеты с покупателями

Продажа «Изделия 1» - контрагенту «Основной покупатель». Выпуск продукции производится после получения предоплаты (30% от запланированной суммы продажи). Реализация (отгрузка) – на следующий месяц, после выпуска.

7. Структура бюджета движения денежных средств (далее БДДС).

Весь учет (поступление и списание д/с) ведется по «безналу» на расчетном счете в валюте управленческого учета – USD.

Суммы плановой сдельной зарплаты должны быть рассчитаны и зафиксированы в бюджете, согласно нормативным трудозатратам технологии производства в каждом цехе.

По статье “Выплата на управленческие расходы”, необходимо поставить ограничение (в соответствии с запланированными суммами, относительное отклонение 10%) на формирование документов «Заявка на расходование денежных средств”. За январь текущего года сформировать заявку на расходование д/c (на ОПР основного цеха), в размере 150000 руб. Списать с расчетного счета эту сумму. Все выплаты (списания) по этой статье оборотов - проводить строго по «Заявкам на расходование денежных средств».

По этой статье оборотов, за январь "попробовать" сформировать заявку на 200000 руб; cкорректировать ее, в соответствии с имеющимися бюджетными ограничениями.

8. Управленческий план счетов и счета бюджетирования.

Необходимо использовать "типовой" план счетов управленческого учета (бюджетирования), заложенный в 1С:УПП.

Плановые обороты и остатки (по счетам управленческого учета и статьям оборотов по бюджету) должны отражаться по сценарию планирования "Бюджетирование (суммовой, помесячный)", фактические - по "пустому" (без указания) сценарию.

Учет будет осуществляться на следующих счетах УУ:

9. Для плановых расчетов необходимо учесть следующие зависимости:

Выпуск продукции опережает ее продажу на 1 месяц;

Производство начинается по факту предоплаты от покупателя - 30% (остальные 70% покупатель оплачивает на следующий месяц)

Плановые затраты на закупку материалов нужно рассчитать с учетом 20% увеличения по сравнению с прошлым годом, так же необходимо учесть сезонность (потребности) в материалах.

Расчет сдельной зарплаты нужно осуществлять по формуле: Расчет суммы сдельной зарплаты = затраты по з/п на единицу продукции * кол-во продукции * поправочный коэффициент (1.1)

Распределение сумм ОПР(управленческие расходы на производство) распределить по ЦФО (цехам) – пропорционально объемам запланированной к выпуску продукции. Решение задачи:

1. Необходимо добавить бюджет (БДДС), ввести статьи оборотов, статьи бюджета. Так же важно настроить источники данных, что бы выполнялось автоматическое заполнение (расчет) оборотов.

2. Необходимо рассчитать (и установить) плановую себестоимость продукции и полуфабрикатов. Для этого можно использовать обработку "Расчет плановой себестоимости"

3. Необходимо ввести начальные остатки (фактические) на счетах управленческого учета (бюджетирования). Сделать это можно автоматически, так как ранее мы настроили источники данных для расчета бюджетирования.

4. Необходимо ввести план продаж. Важно понимать, что именно данные плана продаж является исходными для остальных планов и бюджетов.

5. Далее, необходимо сформировать бюджет продаж и бюджет оплат от покупателей. При этом нужно обеспечить автоматический расчет бюджета оплат (так как 30% покупатель платит при отгрузке, а 70% процентов в следующем месяце).

(1) Сначала, настроим зависимость между оборотами по продажам и оплатам:

(2) Затем, выполним расчет и сформируем обороты (плановые, по основному сценарию планирования) по статьям бюджетирования и по управленческому плану счетов.

5. Далее, рассчитаем бюджет выплат поставщикам (за поставку материалов). Исходными данными будет объем закупок (по сумме) за предыдущий год увеличенный на 20%. Так же нужно распределить полученную (запланированную) сумму по месяцам, учитывая сезонность потребности в материалах.

6. Далее, рассчитаем бюджет выплат сдельной заработной платы. Исходными данными будет запланированное количество продаж продукции, текущее (имеющееся) количество продукции, плановая с/c выпуска единицы каждой продукции, дополнительный коэффициент =1.2.

Важно понимать, что программа позволяет настроить произвольный алгоритм расчета (формулу расчета).

7. Далее, запланируем общую сумму (на основное и вспомогательное производство) общепроизводственных расходов. Затем, распределим эти расходы пропорционально выручке (продажам) между основным и вспомогательным производством.

8. Настроим в программе ограничение (не превышать бюджет более чем на 10%) на предельную сумму расхода денежных средств (по статье оборотов "Выплаты на упр. расходы") .

После этого программа будет автоматически контролировать (запрещать оформление заявок на расходование денежных средств) если общая запланированная (по заявкам) сумма будет превышать бюджет на 10%.

Нужно понимать, для того, что бы использовать данный функционал, расход денежных средств следует оформлять строго с привязкой к заявке на расходование денежных средств.

9. На этом, подготовка и настройка программы в части бюджетирование завершается. Далее, в программе будут отражаться фактические данные (в нашем случае, оплаты поставщикам, оплаты покупателей, выплаты сдельной зарплаты, списание д/с на общехозяйственные расходы). В конце выбранного периода (например ежемесячно) необходимо ввести в систему бюджетирования данные о фактических оборотах (по статьям бюджетирования и счетам управленческого учета).

Заполнение происходит автоматически, по кнопке "Заполнить.."

10. Итого: на данном шаге подсистема бюджетирования содержит плановые и фактические данные.

Таким образом, теперь можно сформировать отчеты: сравнительный анализ оборотов по бюджету и финансовый расчет.

С ростом оборотов и операций у компании возникает необходимость автоматизировать процессы, и данные задачи позволяет исполнить программное обеспечение. Наиболее оптимально внедрение 1С: Управление производственным предприятием 8 (УПП) или 1С: Управление торговлей 8 (УТ).

Рассмотрим аспекты по внедрению 1С: Управление торговлей 8 (далее - 1С: УТ 8).

Изначально бизнес-процессы по ведению бюджетирования выглядят так:

• составляется и утверждается годовой бюджет, данные которого ведутся по плану и факту в программе Excel ;
• ежедневно из бухгалтерии выкачивается информация о полученных счетах на оплату, по которым составляется реестр;
• реестр после проверки финансовой службы подается в казначейство, и по данным финансовой службы казначейство проводит оплаты согласно утвержденным данным.

Сложность данного процесса связана с количеством операций и выставленных счетов, поэтому работа с данными в программе Excel - достаточно трудоемкая задача. В связи с этим во многих компаниях есть необходимость в автоматизации бюджетного процесса и переходе на программное обеспечение. В настоящее время самым недорогим является переход на 1С: УТ 8 (на рынке программных продуктов существуют два блока - УПП и УТ).

Ключевой элемент 1С: Бюджетирования - это финансовое планирование, которое включает в себя управление процессами:

• создание денежных ресурсов;
• распределение денежных ресурсов;
• использование денежных ресурсов.

Ведь бюджет - это план деятельности данного предприятия на установленный период, представленный в финансовой форме.

Результатом бюджетирования является комплекс согласованных между собой финансовых планов:

• бюджет доходов и расходов (БДР);
• бюджет движения денежных средств (БДДС);
• прогнозный баланс;
• оборотные бюджеты для отдельных подразделений и отдельных видов деятельности предприятия.

Методология создания списка показателей для анализа и статьи бюджетов уникальны для каждого предприятия. Бюджеты составляются как на несколько месяцев, так и на более значительные промежутки времени (в случае стратегического планирования).

Таким образом, можно сделать вывод, что 1С: Бюджетирование - это :

1) средство координации деятельности подразделений предприятия;

2) экономический прогноз;

3) основа для принятия решений по развитию предприятия;

4) контроль результатов деятельности предприятия.

С помощью конфигурации реализуются следующие функции:

• планирование движения финансовых средств компании на любой период в разрезе временных отрезков, проектов, номенклатуры, подразделений, контрагентов и т. п.;
• мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;
• финансовый анализ;
• финансовое планирование по различным сценариям;
• формирование текущих бюджетов на основе стратегических и с коррекцией по фактическому исполнению бюджета в завершенном периоде;
• составление сводной отчетности по результатам мониторинга;
• контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;
• анализ доступности денежных средств;
• анализ отклонений плановых и фактических данных.

В системе не указываются подробности, которые не имеют серьезного значения для финансового планирования (подотчетные лица, расчетные банковские счета и т. д.). Даты можно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата. Также в 1С: Бюджетирование можно зафиксировать значения следующих аналитических разрезов:

• центр финансовой ответственности (ЦФО);
• сценарий планирования;
• контрагент;
• валюта операции;
• статья оборотов;
• проект;
• номенклатура.

Перед тем как приступить к внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8, необходимо провести следующие подготовительные работы :

1) разработка справочника соответствий статьей 1С: Бухгалтерия и бюджеты со стороны финансового департамента;

2) кодирование статей расходов в соответствии с кодами, применяемыми в 1С: УТ 8 (данная процедура позволит делать автоматические загрузки как плана, так и фактических данных, подтягиваемых из заявок на оплату);

3) предоставление плана работ по внедрению 1С: УТ 8 отдел IT готовит совместно с финансовой службой.

В качестве наглядного примера ниже представлены справочники соответствия статей бюджета и статей 1С: УТ 8 и план работ по внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8 (Бухгалтерия предприятия) (табл. 1, 2 соответственно).

Таблица 1. Справочник соответствия статей бюджета и статей 1С: УТ 8
	Статья бюджета	Подстатья бюджета	Статья 1С: УТ 8	Код соответствия
	Коммунальные платежи		Коммунальные расходы (склад, офис)
	Канцелярские расходы	Канцелярские расходные материалы	Хозяйственные расходы и канцелярские товары
	Прочие расходы	Связь (IT )	Телекоммуникационные услуги
	Прочие расходы	Упаковочные материалы	Тара (упаковка)
	Прочие расходы	Обслуживание техники (IT )	Обслуживание складского оборудования

Таблица 2. План работ по внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8 (Бухгалтерия предприятия)
№ п/п	Дата	Показатель	Статус выполнения	Комментарии IT	Исполнитель	Комментарии финансистов
		Создание формата загрузки плана			финансист
		Проверка плана 2012 г. в контроле исполнения бюджета (далее - КИБ) в 1С: УТ 8 по департаменту управления персоналом			финансисты
		Подготовить к занесению в КИБ, занести и проверить план 2012 г. по: департаменту IT ; складу; одному (любому) магазину. О выявленных ошибках сообщать IT			финансисты
		В ходе тестирования - проверка корректности заполнения статей затрат исполнителями в заявках на расходование денежных средств в разрезе конкретного подразделения			IT , финансисты
		Занести (автоматически из 1С: УТ 8) в КИБ и проверить фактические данные по оплатам согласно заявкам и реестру за один банковский день. О выявленных ошибках сообщать IT			финансисты
		Занести (автоматически из 1С: УТ 8) в КИБ и проверить фактические данные по наличным оплатам затрат (кассовым операциям)
		Разработать и предоставить формы отчетов в 1С: УТ 8 для анализа отклонений плана, по годам и т. д.			IT - тестирование и постановка задачи
		Подготовить к занесению в КИБ, занести и проверить план 2012 г. по всем департаментам, кроме IT и департамента управления персоналом			финансисты
		Тестирование корректировок плана по статьям бюджета			IT - разработка; финансисты - тестирование
		Занесение и проверка в КИБ фактических данных об оплатах за пять банковских дней (отдельно по каждому дню)			финансисты
		Подготовить, внести, проверить план 2013 г. в КИБ			финансисты
		Подготовка инструкций по работе с КИБ для пользователя
		Устранение выявленных при проверке программных недочетов по всем пунктам плана

Для тестирования программы 1С: УТ 8 следует обращать внимание на правильность заполнения статей затрат при формировании заявки на оплату. Без данных условий расходы будут отражены некорректно, вследствие чего будут искажены фактические данные.

В качестве примера рассмотрим рисунок «Заявка на оплату», в котором указана статья затрат.

При внедрении и тестировании блока бюджетирования в 1С: УТ 8 следует уделить особое внимание специфике предприятия, ее финансовой структуре, а также описать бизнес-процессы.

Описание бизнес-процесса позволит написать регламент по ведению бюджетирования в программе, а также инструкции пользователям. Пример регламента представлен ниже.

Описание бизнес-процесса «Ведение бюджета в 1С: УТ 8»

Подразделения и должности сотрудников, участвующих в процессе:

• руководитель финансового департамента;
• главный бухгалтер;
• финансовый контролер;
• инициатор статьи затрат;
• оператор баз данных;
• руководители департаментов.

Описание бизнес-процесса:

1. Финансовый департамент в лице финансового контролера готовит справочник с кодировками по ведению бюджета и рассылает форматы с кодами статей затрат начальникам департаментов (табл. 3).

Таблица 3. Справочник с кодировками по ведению бюджета
Код расхода	Статья	Отдел
	Командировки	Отдел IT
	Телекоммуникационные услуги	Отдел IT

2. Инициатор приносит в бухгалтерию счет на оплату, предварительно указав код статьи расходов.

3. Оператор 1С: УТ 8 при занесении данных по счету на оплату и формировании заявки на расходование денежных средств указывает трехзначный код статьи, предварительно сняв иерархию (данная операция позволит по коду статьи автоматическое заполнение департамента).

4. К концу дня специалист финансового департамента осуществляет выверку статей и выявляет отклонения плана от факта, на основании чего вносятся корректировки по целесообразности оплаты по данной статье.

5. После формирования заявки на оплату указывается статус (оплатить или не оплатить) и подписывается руководством в лице главного бухгалтера и руководителя финансовой службы.

Подводя итоги внедрения программы 1С: УТ 8 в компании, можно выделить задачи, которые решаются при переходе на данную программу: планирование и контроль бюджетов по проектам и департаментам .

Финансовый отдел организации в своей работе может оперировать несколькими бюджетами , например:

• бюджет заказов на строительно-монтажные работы (далее - СМР);
• бюджет выполнения СМР;
• бюджет затрат на материалы;
• бюджет затрат на оплату труда производственных рабочих;
• бюджет управленческих расходов;
• бюджет поставок и потребностей;
• бюджет расходов по организации и обслуживанию бизнеса;
• бюджет капитальных вложений и инвестиций и т. д.

Для ввода в систему плановых данных по бюджетам используется документ «План бюджетов» . Задание комплекса управляющих ограничений, позволяющих контролировать процесс планирования и исполнения бюджета, выполняется посредством документа «План лимитов бюджетов» . С помощью данного документа можно:

• установить ограничения по расходам по объекту в соответствии с утвержденной сметой;
• определить целевые показатели, характеризующие финансовый результат по объекту или по центру финансовой ответственности;
• установить как верхнюю, так и нижнюю границы для любой статьи бюджета с учетом аналитических измерений, используемых по данной статье и т. д.

Сводные данные бюджетирования по статьям представлены в «Отчете по бюджету» . Для просмотра и анализа исполнения лимитов бюджетирования при формировании бюджетов можно использовать «Отчет по лимитам» . Для просмотра и анализа одновременно двух версий предназначен отчет «Сравнение версий бюджета» .

Финансовый анализ

Применяя инструменты бюджетного планирования и средства анализа показателей бюджетов, специалисты финансового отдела могут грамотно спрогнозировать основные показатели организации, не допустить убытков и оценить риски. Финансовые отчеты в отличие от бухгалтерских более понятны руководству и при отсутствии в организации финансового директора значительно упрощают труд главного бухгалтера по предоставлению необходимой информации руководителю.

Для формирования сводных аналитических отчетов и расчета аналитических показателей как запланированных, так и фактических результатов деятельности организации предназначен отчет «Финансовый анализ» .

Данный отчет позволяет проанализировать баланс с агрегированными данными, сгруппированными по степени ликвидности (активы) и степени срочности оплаты (пассивы), выполнить расчет финансовых аналитических коэффициентов по балансовым показателям, которые отражают финансовую устойчивость, а также ликвидность и платежеспособность организации. С помощью данного отчета можно также проанализировать показатели, характеризующие эффективность деятельности строительной организации по нескольким направлениям: эффективность использования основных производственных фондов; материальных ресурсов; трудовых ресурсов.

Предусмотрено формирование отчета о прибылях и убытках, а также расчет финансовых показателей, характеризующих рентабельность деятельности, оборачиваемость денежных средств, деловую активность и финансовый цикл.

Инструменты финансового анализа дополняет отчет «Факторный анализ» . С помощью этого отчета выполняется расчет рентабельности собственного капитала и анализируются факторы, влияющие на нее. Аналитическая модель рентабельности собственного капитала позволяет сравнить несколько вариантов развития деятельности и выбрать наиболее оптимальный вариант.

Для укрупненного сравнительного анализа данных по плановому и фактическому объему затрат по объектам строительства применяется отчет «Сравнение показателей по объектам строительства» . Сравнение данных в отчете выполняется в разрезе статей затрат.

Таким образом, при внедрении многофункционального решения 1С: Подрядчик строительства 4.0 . Управление финансами строительные компании получают в одном пакете не только механизмы ведения бухгалтерского и налогового учета, но и мощные средства финансового анализа, инструменты составления бюджетов и управления финансовыми потоками.

Заключение

Процесс внедрения бюджетирования в программу 1С: УТ 8 довольно трудоемкий и требует следующее :

1) регулярное тестирование фактических данных при занесении в бюджет;

2) постановка технических заданий для программистов с целью устранения программных ошибок при загрузке плановых и фактических данных;

3) службе финансового контроля - обеспечить правильность заполнения статей затрат в соответствии с принятыми кодами;

4) четкое описание бизнес-процессов и финансовой структуры компании с целью перехода на программный продукт;

5) проверка правильности занесения фактических и плановых значений в течение всего процесса перехода и не менее года после него, так как в рамках работы возможны искажения и недоработки.

А. Семенова, финансовый менеджер компании «МФТ-лайн»

Постановка задачи:

1. Необходимо обеспечить формирование бюджета движения денежных средств (БДДС) на первый квартал текущего года. Необходимо обеспечить формирование (план-факт) следующих отчетов:

Сравнительный анализ оборотов по бюджетам.

Финансовый расчет. Бюджет должен формироваться (рассчитываться) автоматически, основываясь на учетных данных других подсистем УПП.

В подсистему бюджетирования должны попадать фактические данные, должна быть возможность план-фактного анализа за выбранный пользователем период.

2. Продукция, услуги, технология производства

3. Организационная структура предприятия

В основном цехе происходит выпуск полуфабрикатов и готовых изделий.

В ремонтом цехе (вспомогательное производство) осуществляют (в частности) оказание услуг заказчикам: ‘Ремонт оборудования заказчика” (нормативная расценка – 300$ за 1-н ремонт)

4. Затраты на производство

Все технологические операции (сборка, обработка и пр.) – оплачиваются по указанным сдельным расценкам.

Материальные затраты на выпуск – прямые.

Управленческие затраты (на управление производством) – общепроизводственные. Ежемесячно, они нормируются; на январь (по нормативам) – они составляют – 10000$.

В процессе решения задачи, необходимо будет рассчитать доли (ОПР) на производство пропорционально запланированным выпускам в разрезе цехов (ЦФО) выпуска продукции/услуг.
5. Закупки материалов, расчеты с поставщиками

Закупка материалов – производится у контрагента «Основной поставщик». Затраты на закупку материалов в текущем году следует планировать, основываясь на аналогичных затратах предыдущего года, но с учетом их 20% увеличения.

При планировании затрат обязательно следует учесть сезонность потребности в материалах в течении года:

6. Продажи, расчеты с покупателями

Продажа «Изделия 1» - контрагенту «Основной покупатель». Выпуск продукции производится после получения предоплаты (30% от запланированной суммы продажи). Реализация (отгрузка) – на следующий месяц, после выпуска.

7. Структура бюджета движения денежных средств (далее БДДС).

Весь учет (поступление и списание д/с) ведется по «безналу» на расчетном счете в валюте управленческого учета – USD.

Суммы плановой сдельной зарплаты должны быть рассчитаны и зафиксированы в бюджете, согласно нормативным трудозатратам технологии производства в каждом цехе.

По статье “Выплата на управленческие расходы”, необходимо поставить ограничение (в соответствии с запланированными суммами, относительное отклонение 10%) на формирование документов «Заявка на расходование денежных средств”. За январь текущего года сформировать заявку на расходование д/c (на ОПР основного цеха), в размере 150000 руб. Списать с расчетного счета эту сумму. Все выплаты (списания) по этой статье оборотов - проводить строго по «Заявкам на расходование денежных средств».

По этой статье оборотов, за январь "попробовать" сформировать заявку на 200000 руб; cкорректировать ее, в соответствии с имеющимися бюджетными ограничениями.

8. Управленческий план счетов и счета бюджетирования.

Необходимо использовать "типовой" план счетов управленческого учета (бюджетирования), заложенный в 1С:УПП.

Плановые обороты и остатки (по счетам управленческого учета и статьям оборотов по бюджету) должны отражаться по сценарию планирования "Бюджетирование (суммовой, помесячный)", фактические - по "пустому" (без указания) сценарию.

Учет будет осуществляться на следующих счетах УУ:

9. Для плановых расчетов необходимо учесть следующие зависимости:

Выпуск продукции опережает ее продажу на 1 месяц;

Производство начинается по факту предоплаты от покупателя - 30% (остальные 70% покупатель оплачивает на следующий месяц)

Плановые затраты на закупку материалов нужно рассчитать с учетом 20% увеличения по сравнению с прошлым годом, так же необходимо учесть сезонность (потребности) в материалах.

Расчет сдельной зарплаты нужно осуществлять по формуле: Расчет суммы сдельной зарплаты = затраты по з/п на единицу продукции * кол-во продукции * поправочный коэффициент (1.1)

Распределение сумм ОПР(управленческие расходы на производство) распределить по ЦФО (цехам) – пропорционально объемам запланированной к выпуску продукции. Решение задачи:

1. Необходимо добавить бюджет (БДДС), ввести статьи оборотов, статьи бюджета. Так же важно настроить источники данных, что бы выполнялось автоматическое заполнение (расчет) оборотов.

2. Необходимо рассчитать (и установить) плановую себестоимость продукции и полуфабрикатов. Для этого можно использовать обработку "Расчет плановой себестоимости"

3. Необходимо ввести начальные остатки (фактические) на счетах управленческого учета (бюджетирования). Сделать это можно автоматически, так как ранее мы настроили источники данных для расчета бюджетирования.

4. Необходимо ввести план продаж. Важно понимать, что именно данные плана продаж является исходными для остальных планов и бюджетов.

5. Далее, необходимо сформировать бюджет продаж и бюджет оплат от покупателей. При этом нужно обеспечить автоматический расчет бюджета оплат (так как 30% покупатель платит при отгрузке, а 70% процентов в следующем месяце).

(1) Сначала, настроим зависимость между оборотами по продажам и оплатам:

(2) Затем, выполним расчет и сформируем обороты (плановые, по основному сценарию планирования) по статьям бюджетирования и по управленческому плану счетов.

5. Далее, рассчитаем бюджет выплат поставщикам (за поставку материалов). Исходными данными будет объем закупок (по сумме) за предыдущий год увеличенный на 20%. Так же нужно распределить полученную (запланированную) сумму по месяцам, учитывая сезонность потребности в материалах.

6. Далее, рассчитаем бюджет выплат сдельной заработной платы. Исходными данными будет запланированное количество продаж продукции, текущее (имеющееся) количество продукции, плановая с/c выпуска единицы каждой продукции, дополнительный коэффициент =1.2.

Важно понимать, что программа позволяет настроить произвольный алгоритм расчета (формулу расчета).

7. Далее, запланируем общую сумму (на основное и вспомогательное производство) общепроизводственных расходов. Затем, распределим эти расходы пропорционально выручке (продажам) между основным и вспомогательным производством.

8. Настроим в программе ограничение (не превышать бюджет более чем на 10%) на предельную сумму расхода денежных средств (по статье оборотов "Выплаты на упр. расходы") .

После этого программа будет автоматически контролировать (запрещать оформление заявок на расходование денежных средств) если общая запланированная (по заявкам) сумма будет превышать бюджет на 10%.

Нужно понимать, для того, что бы использовать данный функционал, расход денежных средств следует оформлять строго с привязкой к заявке на расходование денежных средств.

9. На этом, подготовка и настройка программы в части бюджетирование завершается. Далее, в программе будут отражаться фактические данные (в нашем случае, оплаты поставщикам, оплаты покупателей, выплаты сдельной зарплаты, списание д/с на общехозяйственные расходы). В конце выбранного периода (например ежемесячно) необходимо ввести в систему бюджетирования данные о фактических оборотах (по статьям бюджетирования и счетам управленческого учета).

Заполнение происходит автоматически, по кнопке "Заполнить.."

10. Итого: на данном шаге подсистема бюджетирования содержит плановые и фактические данные.

Таким образом, теперь можно сформировать отчеты: сравнительный анализ оборотов по бюджету и финансовый расчет.

Бюджетирование в 1С Управление производственным предприятием (УПП) - это очень просто.
И очень сложно.

Цель работы предприятия - получение прибыли. Будет прибыль или нет - надо понять не после, а до начала работы. Значит, надо делать прогноз, планировать эту прибыль.

Как планировать - планировать доходы, расходы, денежные средства. Причем, сначала укрупнено, потом очень подробно, по всем видам дохода и по каждой затрате на любой день. А затем, этой прибыли надо добиваться. Этот прогноз надо отслеживать по факту и корректировать, не просто арифметически, а принимая управленческие решения для того, чтобы эти корректировки были реальны и прибыль была обеспечена при любом развитии событий в будущем. Предупрежден - значит, защищен.

Вот для этого и предназначен инструмент, который есть в УПП - бюджетирование .

Что это вообще такое, подсистема бюджетирования ?
Это самое главное в УПП. Именно бюджетирование дает возможность управлять предприятием, делать прогнозы, сравнивать варианты развития событий.
Все остальное только регистрирует уже свершившиеся события.
Ну, подсистема планирования, конечно, кое-что тоже прогнозирует, но, не дает суммарную, интегральную оценку, не дает возможность управления прибылью.
А бюджетирование - дает эту интегральную оценку, в виде баланса, в виде отчета о прибылях и убытках, в виде бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, да и вообще любых бюджетов, в виде показателей рентабельности, ликвидности и других показателей финансового анализа.
Это понятно любому финансовому директору.
Причем, эта интегральная оценка может быть не только в одном варианте, как бухгалтерский баланс - по зарегистрированным хозяйственным операциям, а в любом количестве вариантов.
Какие же варианты могут быть интересны руководству?
Например, можно сформировать баланс и остальные отчеты бюджетирования :

с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году при самом благоприятном развитии событий;

с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году при самом не благоприятном развитии событий;

с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году с различной вероятностью;

1. все эти варианты -могут формироваться с применениемразных правил, как бухгалтерского и налогового, так и управленческого учета.

Кроме этого, у бюджетирования есть свой факт.

Этот факт может автоматически совпадать с введенными хозяйственными перациями, а может быть потом подкорректирован прямо в бюджетировании , если это надо.

По этому факту бюджетирования тоже можно сформировать все балансы и бюджеты. Причем, сформировать не просто по факту, а с учетом прогнозных доходов и расходов до конца отчетного или контрольного периода, ведь, например, многие акты о выполненных или полученных услугах отражаются последним днем месяца, так что, формирование баланса без учета этого, искажает информацию и не имеет смысла.

В-общем, получим столько балансов, бюджетов, вариантов финансового анализа деятельности предприятия, сколько необходимо руководству для принятия максимально осознанных решений.
Даже автоматически формируемое заключение о рентабельности, ликвидности и финансовой устойчивости предприятия есть для каждого из вариантов.

Все эти варианты можно распечатать, сравнить, обдумать.

Бюджетирование реализует мечту финансового директора - ежедневный автоматически формируемый баланс с отчетом о прибылях и убытках, а также, бюджет движения денежных средств с разверткой по дням для контроля разрывов по кассе и банку. Больше не ждем, когда что-то произошло и потом, оглядываясь, просто регистрируем это. Нет, активно вмешиваемся в события. Ведь мы уже увидели, что может произойти.

Значит, надо сделать так, чтобы отрицательных результатов не было, а не дожидаться их.

Очень важна и возможность превращать прогнозный вариант в сочетание факта, который уже наступил на текущую дату, с прогнозом, который еще может произойти в дальнейшем, да еще, прогноз можно сделать с учетом не исполненных до текущей даты запланированных событий - программа сама их выявит и перенесет на текущую или указанную в будущем дату.

В-общем, бюджетирование - это инструмент руководства для принятия управленческих решений.

А как устроена эта подсистема в УПП? Не испортит ли такое количество вариантов уже зарегистрированные в программе данные других подсистем?

Нет, о безопасности разработчики УПП позаботились. ю джетирования не надо бояться - введенную информацию портить не умеет.
Бюджетирование - это такая надстройка, которая только смотрит на информацию всех остальных подсистем УПП, да и на свои варианты тоже смотреть умеет.
Это всего лишь комплект отчетов. Ну, в крайнем случае, отчет сформирует не так. Хотя, ведь, если не так сформируется, возможно принятие не правильного управленческого решения.

А вот для того, чтобы все было так, как надо, тот, кто внедряет УПП должен хорошо поработать.
Бюджетирование надо настроить так, чтобы для руководства все было максимально просто. Руководство должно получить готовую подсистему, в которой ничего настраивать не будет.

А вот именно это и сложно. Не для руководства сложно, а для того, кто эту подсистему внедряет.
Ведь он должен мыслить не только как программист - внедренец , а и как финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель предприятия. Или очень хорошо всех их понимать.

Так хорошо, чтобы не требовать техническое задание вообще.
Ну, не смогут они его дать. Хотя свою работу знают очень хорошо, но, УПП слишком большая программа, чтобы осознать взаимодействие подсистем не техническому специалисту.
К тому же, задачи у них совсем другие - руководить надо, а не с программой месяцами разбираться.

Дело в том, что подсистема бюджетирования в УПП - это подсистема с настройками, которые, не так даже технически сложны, как с точки зрения требований к уровню квалификации того, кто бюджетирование настраивает. Знания должны бытьв области экономики, бухгалтерского, налогового учета, управленческого учета, законодательства, а также, обязательно интегрального понимания взаимодействия всех подсистем УПП.
Причем, все надо знать не просто поверхностно, а на серьезном уровне.

Например, все виды учета надо знать до уровня свободного владения проводками.
Ведь баланс изначально в бюджетировании пустой, его надо сделать из проводок статей бюджетирования .
Причем, план счетов похож на международный. Подумайте, сможете ли вы свободно сделать преобразование балансов по разным планам счетов.

В-общем, кто слабо подготовлен - сначала все это изучайте.
Да и программирование на уровне запросов тоже знать надо (бюджетирование ведь комплект отчетов, а отчеты - это и есть запросы), да и код в отладчике периодически придется анализировать.
Вот разбираться с программой - для этого мы и нужны.

Наилучшее решение - бюджетированием должен заниматься тот, кто имеет опыт не только по программированию и по внедрению, но, и опыт работы главным бухгалтером, финансовым директором, руководителем предприятия.
Или соответствующую команду.