Вопрос о командировочных важен и интересен всем. Это сложная тема. Постоянно и систематически происходят изменения и дополнения, которые отражаются в нормативных актах.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Поэтому выплата суточных при командировках в 2019 году не может потерять актуальности по настоящее время.

Нормативная база

ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.

Виды командировочных расходов

Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:

• на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
• стоимость услуги найма жилого помещения;
• суточные;
• прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в .

Что такое суточные расход и что в них входит?

Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».

Целью этой статьи командировочных расходов является обеспечение нормальной жизнедеятельности человека, вынужденного некоторое количество времени находится вне привычной обстановки.

Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.

В каких случаях выплачиваются и обязательны ли?

Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.

Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании .

Отменили ли их?

В 2019 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.

Работодатели и сотрудники отрицательно высказались по этому поводу. Средства массовой информации широко освещали вопрос возможности отмены суточных.

Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.

Размер, нормы и лимиты по новым правилам.

Трудовым законодательством определен размер суточных:

Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.

Размер суточных при командировке с питанием не изменяется.

Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.

На что можно тратить?

На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении после служебной поездки.

Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

За сколько дней выдаются?

После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.

Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.

Оплата для разных случаев

Общие правила

Схема возникновения, оплаты, отчетности и перерасчета по командировочным проста и полностью соответствует взаимоотношениям по вопросу суточных:

• Возникает производственная необходимость в направлении сотрудника в командировку.
• Оформляется приказ с перечислением условий и требований по данной служебной поездке.
• По расходному кассовому ордеру выдается аванс, рассчитанный исходя из данных приказа. В сумму аванса включаются и суточные.
• Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
• В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
• Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации. Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.
• Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам. Перерасход дополнительно выплачивается сотруднику, экономия возвращается в кассу организации.

Однодневная командировка

Если командированный сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться на место жительства, суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются.

К возмещению будут приниматься только расходы на проезд.

Поездка за счет принимающей стороны

В письменном соглашении, заключенном обеими сторонами, оговаривается источник финансирования командировки.

Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.

В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных. Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.

Две поездки в один день

В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных.

Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия.

Работа за границей

Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.

В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством.

Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия.

При досрочном окончании поездки

Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.

Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса. Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации.

Работа в выходные дни

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период.

Поездка в страны СНГ

Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.

Как посчитать? Примеры

Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?».

Рассмотрим несколько случаев.

Пример 1:

Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб.

Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.)

Пример 2:

Технолог Савельев М.Ф. (ООО «Стимул» г.Москва) командирован с 1 июня в г.Екатеринбург для проверки технологического процесса сроком на 25 дней. Суточные по локальным актам утверждены в размере 1250 руб. Служебное задание было выполнено раньше срока. Сотрудник вернулся на постоянное место жительства 18 июня.

Перед поездкой Савельев М.Ф. получил аванс, в состав которого были включены суточные в размере 31 250 руб.

(1 250 руб. * 25 дн. = 31 250 руб.)

Фактически технолог должен был получить суточных в размере 22 500 руб.

(1 250 руб. * 18 дн. = 22 500 руб.)

Савельев М.Ф. вернул в кассу организации излишне полученные средства 8 750 руб.

(31 250 – 22 500 = 8 750 руб.)

Налогообложение

Суточные, начисленные в пределах норм (законодательный минимум или утвержденный в Положении о командировках размер выплат):

• уменьшают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль;
• не подлежат налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Начисление НДФЛ

С величины суточных, начисленных сверх положенного норматива, производится начисление НДФЛ и страховых взносов.

Можно избежать этой процедуры, если закрепить необходимый размер выплат в местных нормативных актах.

Удержание с суммы, превышающей лимит

Налогооблагаемая база для расчета налога на прибыль не уменьшается на суммы, превышающие допустимый предел.

Сверхлимит подлежит обложению в обязательном порядке:

• налогом на доходы физических лиц;
• страховыми сборами во внебюджетные фонды.

Документальное оформление

В настоящее время значительно упрощен список необходимых документов, в частности отменены:

• командировочные удостоверения;
• задания на командировку;
• журнал учета командировок.

Приказ

Унифицированная форма приказа (№ Т-9 или № Т-9а) включает в себя всю необходимую информацию:

• Реквизиты организации-отправителя.
• Название, номер и дата документа.
• Информация о работнике, направляемого в служебную поездку.
• Пункт прибытия.
• Срок выполнения задания.
• Задание для выполнения.
• Способ прибытия к месту назначения и обратно.
• Причина оформления приказа.
• Источник финансирования.

Бланки вы можете скачать на нашем сайте:

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не платить суточные работнику?

Если служебная поездка длится более одного дня, возмещать расходы, относящиеся к статье «суточные», необходимо в обязательном порядке.

Считать ли, если работник в поездке заболел?

Организация направляет сотрудника в командировку. В это время он заболевает.

По возвращении работника на постоянное место работы, предприятие компенсирует ему следующие расходы:

• суточные за все время командировки, включая период по ;
• затраты по аренде жилья;

Работодатели часто отправляют работников в командировки. При этом возникает необходимость в выплате им суточных. Особую важность в связи с этим представляет расчет суточных при командировках в 2016 году. Поменялись ли правила о расчете, или они остаются такими же? Все это Вы сможете узнать из данной статьи.

В понятие суточных входит возмещение денежных затрат работника во время командировки работодателем. Так, во время работы в другой местности сотрудник вынужден платить за жилье, покупать еду, пользоваться услугами транспорта. Все это не должно оплачиваться из его собственных средств, поскольку в противном случае командировки обходились бы ему только в минус, в то время как они должны являться частью работы, за которую работник получает вознаграждение. Именно поэтому законодательством и предусмотрены суточные, компенсирующие расходы работников в командировке.

Размер суточных, выплачиваемых работнику

Прежде чем говорить о том, как считаются суточные в командировке, необходимо обратить внимание на допустимый размер суточных по российскому законодательству. Следует сразу сказать о том, что никаких лимитов по начислению суточных не предусмотрено, поскольку количество денежных средств, необходимых для командировок, зависит от многих факторов. Таким образом, организация вправе установить во внутренних документах организации любую сумму. Однако следует обратить внимание на изменения в законодательстве, касающиеся обложения суточных страховыми взносами. Если их размер превышает:

– 700 рублей в день для командировок на территории РФ,

– 2500 рублей для командировок на территории иностранных государств,

То денежные средства, превышающие данную сумму, должны облагаются страховыми взносами. Данные суммы также облагаются НДФЛ. Это необходимо учитывать при определении размеров суточных для работников.

Данные правила, касающиеся страховых взносов, вступают в силу с 2017 года. В 2016 же году, какие бы размеры суточных ни были указаны во внутренних актах организации, они не облагаются взносами. С нового года же правила изменяются.

Какие необходимы документы?

Для того, чтобы суточные могли быть выплачены работнику, необходимо в обязательном порядке предоставить документы, подтверждающие, что работник был в командировке в течение определенного периода времени. Поэтому расчет суточных при командировке должен базироваться на подтвержденных данных. Так, для определения количества дней, которые работник находился в командировке, используются проездные документы. Если же их у работника нет по каким-либо причинам, организация не обязана возмещать работнику его проезд. Если же в процессе командировки в качестве средства передвижения работник использовал служебный транспорт, документом, подтверждающим период, который он находился в командировке, является служебная записка.

Как считать суточные в командировке

Для того, чтобы посчитать, сколько денежных средств необходимо выплатить организации работнику, достаточно суточные за день командировки умножить на то количество дней, на которые осуществлялась командировка. Затем необходимо отнять от полученной суммы налог на доходы физических лиц, если он должен начисляться (см. пункт выше).

Какие дни учитываются при расчете суточных?

Необходимо отметить, что суточные должны быть выплачены за каждый день, который работник находился в командировке. При этом как выходные, так и праздничные дни не исключаются. Дни в пути до места назначения также включаются в расчетный период для назначения суточных.

Как рассчитать командировочные расходы при однодневной командировке

Возникает вопрос, применяется ли порядок, указанный в предыдущем пункте, при однодневных командировках? Следует отметить, что позиция законодателя такова, что суточные при командировке длиной в один день вообще не надо выплачивать. Он исходит из того, что денежные средства не должны выплачиваться работнику в ситуации, когда у него есть возможность ежедневно возвращаться домой из той местности, в которую он был отправлен, и если работодателем это признается целесообразным.

Однако бывает и так, что в процессе такой командировки работник не сможет возвращаться домой. Работодатель может в таком случае выплатить работнику по своей инициативе денежную сумму, не являющуюся суточными, и относящуюся к иным выплатам, связанным с командировкой. Законодательством это не запрещено.

Расчет суточных при командировке за границу

Следует отметить, что при командировке длиною в один день, подразумевающую поездку за пределы территории РФ, применяются иные правила, чем те, которые были указаны выше. В такой ситуации работнику должны быть выплачены суточные в размере 50% от тех, которые установлены в локальных актах компании. Таким образом, правило о невыплате суточных при однодневной командировке на зарубежные поездки не распространяется.

Что же касается зарубежных командировок в целом, возникает вопрос, как рассчитываются суточные при выезде из Российской Федерации и въезде в нее. Согласно разъяснениям Министерства труда, при пересечении границы РФ работником суточные должны составлять сумму, рассчитанную для командировок в местность, в которую он направляется, а при возвращении же в РФ суточные выплачиваются в размере суммы, предусмотренной для командировок на территории нашего государства.

Бывает также так, что работа сотрудника связана с постоянными перелетами из одной страны в другую. Как рассчитать суточные в командировке в таком случае? В данной ситуации период перемещения из одного государства в другое оплачивается в размере суточных, предусмотренных для того государства, в которое направляется работник. Таким образом, всегда действует правило о том, что суточные применяются согласно месту назначения сотрудника.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

22.12.2018, Сашка Букашка

Суточные – это норма суточной оплаты за пребывание сотрудника в командировке. Каждый, кто хоть раз ездил в командировку, знает, сколько бумажной волокиты влечет за собой отчет по расходам. В этой кухне нетрудно запутаться - тут и суточные, и авансовый отчет, и возмещение расходов… За что нужно отчитываться и за что нет - разберем по пунктам.

Какие выплаты полагаются командированному и что такое суточные

Любая служебная поездка длительностью 1 день или более считается командировкой, и расходы по ней несет работодатель. Это логично, ведь если компания отправляет своего сотрудника выполнять трудовую функцию в другой город или даже другую страну, она обязана и денег ему на это выдать, и все обязательные траты возместить. Надо же человеку где-то жить вдали от дома, чем-то питаться, да и доехать до места бесплатно тоже не получится.

В этот период командировки работнику полагаются следующие выплаты:

• средний заработок за все рабочие дни отсутствия (условно говоря, это зарплата);
• суточные - фиксированная сумма за каждый день отсутствия;
• возмещение фактических трат человека в другом городе (или даже стране).

Среднюю зарплату выплачивают согласно графику работника за нахождение в поездке в рабочие дни. Если однодневная командировка выпала на праздничный или выходной день, оплата должна производиться в двойном размере.

Часто работник не может понять, суточные и командировочные - в чем разница между этими выплатами?

Что такое суточные

Суточные - дополнительная выплата, она может устанавливаться в любом размере, решение о котором принимает работодатель. Если в организации существует Положение о командировках и их обеспечении, там наверняка прописано, сколько начисляется работнику за каждый день поездки. Невозможно ответить, каковы суточные при командировках в 2019 году, так как эта выплата хоть и является обязательной, может быть разной.

Что такое командировочные

Итак, перед поездкой работнику вручили билеты и выдали командировочные. Что это такое и имеют ли отношение к тем самым суточнным, в которых мы только что разбирались абзацем выше?

Это дополнительная сумма на случай непредвиденных расходов. Это могут быть, например, обеды с иногородними партнерами, представительские расходы (подарки, культурная программа для коллег и так далее). За все эти деньги придется отчитаться, расписав по пунктам траты, то есть составить авансовый отчет. Поэтому настоятельно рекомендуем сохранять все чеки и квитанции по таким тратам на случай, если начальство потребует доказательств по суммам.

Остаток денег нужно будет вернуть. Поэтому ответить однозначно, что входит в суточные командировочные расходы, невозможно, ведь это совершенно разные понятия.

Проживание и дорога могут быть оплачены заранее, и тогда отчитываться за них не придется. А вот незапланированные или вынужденные расходы потребуют объяснений, и в их возмещении работодатель может и отказать.

От чего зависит размер суточных

Служебная необходимость порой заставляет нас отправляться в путь не только внутри России, но и за ее пределы, и оплата в этих случаях предусмотрена разная. На государственном уровне существуют ограничения сумм для этих выплат, не облагаемых налогами, и работодатели обычно стараются не выходить за их пределы. Размеры этих ограничений таковы:

• поездки по РФ - не более 700 рублей в сутки;
• поездки за границу - не более 2500 рублей в сутки.

Точный размер суточных при командировках в 2019 году определяется организацией и закрепляется в ее нормативных актах: приказах, правилах, положениях.

Еще раз акцентируем этот момент: размер суточных организация может устанавливать абсолютно любой! От 100 рублей до нескольких тысяч и даже более рублей в день. Нет никаких федеральных или региональных норм, которые описывают верхний и нижний их пределы. Однако, любая компания старается найти тонкую грань между желанием снизить свои расходы и необходиомстью выглядеть прилично в глазах сотрудников. Поэтому практически все предприятия и ориентируются на сумму в 700 рублей по России и 2500 – вне России. С этих сумм они могут легально не платить налоги, что для организации немаловажно.

Длительность поездки тоже имеет значение, особенно если она совсем мала - всего 1 день. Для командировок по России такие выплаты в этом случае вовсе не предусмотрены, а для заграничных поездок они выплачиваются в размере 50 % от установленной в компании нормы.

Так как законы не претерпели никаких существенных изменений, выплата суточных при командировках в 2019 году, как и раньше, производится перед поездкой. Тогда же выдаются и командировочные на случай дополнительных трат.

Обратите внимание, что на нашем сайте есть

Нередко работники индивидуальных предпринимателей и организаций отправляются в служебные поездки за пределы места своей работы. Такой вид поездок называется командировками. Трудовой кодекс РФ (статья 168) содержит определение понятия «командировочные расходы» и перечень гарантий в случае направления работника в командировку.

Таким образом, предприятие гарантирует сотруднику не только сохранение рабочего места и средней заработной платы, но и возмещение затрат, понесенных в служебной поездке. В нашей статье мы рассмотрим, какие виды командировочных расходов существуют в 2019 году, как их рассчитать и документально подтвердить, и многие другие вопросы, связанные с этой темой. При этом наиболее детально будут рассмотрены суточные командировочные расходы в 2019 году.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы в 2019 году можно разделить на следующие виды:

1. Суточные — затраты работника на личные нужды (поиск жилья, питание).
2. Аренда жилья (бронирование).
3. Проездные (пользование общественным транспортом, оформление проездных документов и прочее).
4. Топливо, ГСМ если сотрудник отправился в командировку на личном транспорте.
5. Стоимость оформления паспорта и иных документов при командировке за границу.
6. Другие расходы (мобильная связь, интернет, обмен валюты и другое).

Вышеперечисленные командировочные расходы прописывается в коллективном договоре или в локальном акте организации или фирмы.

• обслуживание в барах, ресторанах и кафе;
• услуги оздоровительных учреждений (бассейны, фитнес-клубы) при гостинице, где остановился откомандированный работник;
• использование услуг каких-либо сторонних организаций во время командировки.

Указанные в коллективном договоре или в нормативном акте организации виды командировочных расходов, за исключением суточных, должны иметь документальное подтверждение со стороны работника.

Суточные командировочные расходы в 2019 году и их сумма

Как уже было отмечено, суточные расходы в командировках нет необходимости подтверждать какими-либо документами.

В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 - 03 - 06/1/206 сказано, что для учета суточных, выплаченных работнику в командировке, не требуются подтверждающие документы в виде счетов или кассовых чеков.

Но, тем не менее, в п.7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, в последней редакции от 29.07.2015 N 771 сказано, что «Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Следовательно, командированный работник, должен сдать проездные документы в бухгалтерию.

Работодатель выплачивает работнику суточные командировочные расходы в таких случаях:

• если это командировка, то работодатель устанавливает сумму выплаты самостоятельно (сумма расходов вносится в локальный нормативный акт или в коллективный договор) в пункт Положение о командировках. В локальных актах необходимо указать нюансы, которые не описываются в законодательных документах. Например, какого класса гостиницу оплачивать руководящему составу и рядовому работнику, оплачивать ли питание, багаж и т.п.
• если работа связана с выездами (например, экспедиция, работа в полевых условиях) — сумма расходов прописывается не только в нормативном акте или в коллективном договоре, но и в трудовом договоре.

То есть, суточные являются возмещением-компенсацией расходов, понесенных откомандированным работником на дополнительные нужды.

Сумма суточных командировочных расходов в 2019 году может быть разной. Это зависит от норм организации, ее локальных актов, значимости командировки, статуса сотрудника и других факторов.

Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2019 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России - 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий. У частных организаций есть возможность самостоятельно устанавливать размер суточных командировочных расходов. Размер суточных командировочных расходов необходимо отразить в коллективных договорах и локальных актах по трудовому праву.

Для определения собственных суточных командировочных расходов, нужно учитывать, что если сумма будет больше суммы, установленной законодательством, то нужно будет оплатить налог в размере 13% от суммы превышения.

14 июня 2016 года Госдумой был принят Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ», который вступает в действие с 1 января 2018 года.

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ с 01.01.2017 с сумм, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы.

Законодательство РФ не ограничивает минимальный размер выплат работнику, отправленному в командировку.

Для того чтобы оплата командировочных расходов в 2019 году была выполнена работодателем в полном объеме, необходимо правильно оформить соответствующие документы.

Документы, которые подтверждают расходы в командировках

Напомним, что в 2015 году правительством были отменены следующие командировочные документы:

• командировочное удостоверение;
• служебные задания;
• отчеты после возвращения работника из командировки.

В 2019 году при направлении работника в служебную командировку необходимо оформить в обязательном порядке следующие документы:

• письменное решение директора в форме приказа;
• при поездке работника в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте - служебная записка, в которой работник должен указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитанную необходимую для командировки сумму. Порядок составления служебной записки должен быть прописан в локальном акте организации или ИП.

Все сведения о командировке в 2019 году будут заноситься в служебную записку. К записке нужно будет приложить сопровождающие документы. В авансовом отчете должны содержаться данные о сумме расходов работника, отправленного в командировку. Этот документ заполняется в трехдневный срок с момента возвращения работника из поездки.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п.26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749).

Несмотря на официальную отмену командировочного разрешения, для подтверждения расходов, все-таки лучше оформлять такой документ. В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 - 03 - 06/1/206 разъяснено, что для того чтобы подтвердить расходы на суточные, организации достаточно разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором зафиксирован их размер, приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, отчет о командировке и самое главное - командировочное удостоверение. Чеки, квитанции, накладные, подтверждающие расходование суточных, представлять не обязательно.

Т.е. руководитель должен определить в локальном акте Положения о командировках, применяется ли в организации оформление командировочного удостоверения. Если да, то необходимости в чеках и БСО нет. Если командировочное удостоверение не применяется, то подтверждать расходы суточных, будут чеки, квитанции и т.п.

Первый день командировки — день выезда работника. Факт отбытия работника подтверждается билетами (на поезд, самолет, автобус). Последний день поездки — прибытие работника на свое место работы.

Для отправления работника в командировку, работодатель выдает ему аванс. Все расходы работника, как уже было отмечено, в течение трех дней с момента возвращения, фиксируются в авансовом отчете.

Затраты на проезд (для учета налогообложения), должны подтверждаться следующими документами:

• билетами;
• талонами на посадку;
• квитанциями за багаж и провоз ручной клади;
• путевым или маршрутным листом;
• договором на оказание услуг автотранспортных компаний;
• служебной запиской, в которой обосновывается использование такси.

Расходы на проживание работника, находящегося в командировке, подтверждаются такими документами:

• кассовым чеком;
• квитанцией или талоном о заключении договора на проживание (в гостинице, отеле);
• договором аренды жилья;
• распиской хозяина квартиры о получении оплаты проживания.

Алгоритм и пример расчета суточных командировочных расходов в 2019 году

Порядок расчета оплаты труда работника, отправленного в командировку в 2019 году, определен нормами действующего законодательства РФ. Для сотрудника, находящегося в командировке, размер оплаты зависит не от оклада, а от среднегодового заработка. Расчет производится на основании следующего алгоритма:

1. Сначала определяется сумма, которая начисляется работнику как заработная плата за последний год (до отбытия в командировку).
2. Из этой суммы необходимо вычесть сумму выплат, которые не входят в основной размер зарплаты (это могут быть отпускные, больничные и другие выплаты).
3. Корректируются суммы, которые работник получал в виде всевозможных премий.
4. Высчитывается количество дней, отработанных по факту работником — из общего числа рабочего времени следует вычесть часы отсутствия работника (по разным причинам).
5. В результате необходимо полученную сумму заработка сотрудника разделить на количество дней, на протяжении которых работник находился на своем рабочем месте.

Исходя из последней полученной цифры, должен получиться результат, который и начисляется сотруднику в качестве командировочной выплаты.

Приведем такой пример: откомандированный работник уехал в другой город по приказу руководства. Время его отбытия — 2 сентября, 12 часов 25 минут. Дата его прибытия — 5 сентября, 6 часов 15 минут. Первый день командировки — 2 сентября, последний — 5 сентября. Суточные будут начислены за три дня.

Оплата выходных и праздничных дней в командировке

Случается, что выходные и праздничные дни могут совпасть со временем нахождения в командировке:

1. Работник находится в дороге в праздник или выходной по пути на место назначения или возвращаясь с командировки.
2. Выполняет трудовые обязанности по месту командирования.

В этом случае законодательство обязывает применять один из двух вариантов:

• оплатить выходной или праздничный день в двойном размере;
• предоставить отгул и произвести одинарную оплату.

Сумма суточных командировочных расходов в 2019 году должна подтверждаться документами, которые были оформлены при отправлении работника (приказ о направлении в командировку).

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции.

Оплата командировочных расходов в 2019 году

Сотрудник, отправленный в командировку, получает денежные средства за все дни, которые он находится в отъезде. В сумму выплаты, кроме рабочих дней, входят:

• дни в пути;
• выходные дни;
• больничные;
• праздничные дни;
• вынужденные остановки.

Суточные по расходам от служебных поездок по РФ не могут превышать 700 рублей (за один день), а за границу — не более 2 500 рублей в сутки.

Бухгалтерские проводки по суточным командировочным расходам

Командировка по России

Деньги на командировку выдаются сотруднику из кассы под отчет. Аванс, который ему выдается, должен отражаться соответствующей проводкой в бухучете:

По возвращении работник предоставляет в трехдневный срок отчет о потраченных в командировке денежных средствах и прилагает документы, подтверждающие расходы.

Командировка за границу

Если сотрудника отправили в командировку заграницу, то аванс может быть выдан как в иностранной валюте, так и в рублях. Выдача аванса в иностранной валюте может производиться только по безналичному расчету.

Как вариант, работнику можно выдать корпоративную карточку (в рублях и иностранной валюте). Средства можно отправить на личный счет работника, оформив справку о проведении валютной операции. Перерасчет производится по курсу ЦБ РФ на дату операции.

Рассмотрим пример. Работника направили в длительную командировку, на протяжении которой курс валют претерпел изменения (вырос курс доллара).

Несмотря на то что трудовое законодательство предусматривает несколько оснований для выплаты суточных, чаще всего с их выплатой работодатель сталкивается при отправлении работников в командировки. Причем суточные, выплачиваемые в этом случае, всегда были предметом повышенного внимания налоговых органов. Поскольку мало того, что их размер значительно сказывается на налоге на прибыль, они, как и другие выплаты в пользу работников, тесно связано с исчислением налога на доходы физических лиц и страховых взносов на обязательные виды социального страхования.

В этой статье рассматриваются порядок выплаты и размер суточных, возмещаемых при командировках, а также вопросы их налогообложения (по состоянию на 10 февраля 2010 г.).

Виды суточных

Положения Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выплачивать суточные в трех случаях:

1) при направлении работников в командировку (ст. 168 ТК РФ);

2) служебных поездках работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, в полевых условиях, имеет разъездной либо экспедиционный характер (ст. 168.1 ТК РФ);

Заметим, что независимо от основания выплаты под суточными Трудовой кодекс РФ понимает не что иное, как дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места его постоянного жительства. В то же время указанные виды суточных все-таки различаются.

Так, суточные, выплачиваемые при командировках и поездках для повышения квалификации работников, определяются работодателем самостоятельно и закрепляются либо в коллективном договоре, либо в ином локальном нормативном акте, например в положении о командировках.

Суточные, выплачиваемые работникам за разъездной характер работы, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера (далее - «разъездные» суточные), могут устанавливаться также трудовым договором.

Отметим, что наличие «разъездных» суточных характерно лишь для специализированных организаций, а вот суточные, выплачиваемые при направлении работника в командировку, имеют место в деятельности практически любой компании, так как командировки работников - явление обычное для подавляющего числа организаций.

Извлечение

из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 166. Понятие служебной командировки

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

На основании статьи 168 ТК РФ к возмещаемым командировочным расходам сотрудника относят в том числе суточные. Причем, обязывая работодателя выплачивать суточные при направлении работника в командировку, как уже было отмечено выше, Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю самостоятельно решать вопрос о порядке и размере их выплаты.

Пользуясь данным правом, организация самостоятельно определяет свои «внутренние» нормы суточных и закрепляет их либо в коллективном договоре, либо в положении о командировках. При этом к установлению своих «внутренних» норм суточных организация вправе подойти дифференцированно. Так, ничто не запрещает работодателю для руководства компании предусмотреть одни нормы суточных, а для рядовых сотрудников фирмы - другие. Кроме того, организация может устанавливать размер суточных и в зависимости от места командирования сотрудника, поскольку понятно, что дополнительные расходы работника, связанные с командировкой в Москву, будут выше, чем при поездке в российскую глубинку. Если организация осуществляет свою деятельность не только в Российской Федерации, но и на внешнем рынке, то организации следует определить размер суточных, выплачиваемых при командировках за границу.

Правила выплаты суточных

Сегодня, как известно, при направлении работников в командировку работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее - Положение).

В п. 11 Положения сказано, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем, как сказано в письме ФНС РФ от 03.12.2009 № 3-2-09/362 «О порядке учета при исчислении налога на прибыль суточных в составе командировочных расходов», расходование суточных не требует документального подтверждения.

Таким образом, расчет суточных зависит от срока командировки работника, который работодатель определяет самостоятельно, исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Кроме того, работодатель должен включать в общие сроки командировки и время нахождения работника в пути в зависимости от вида транспорта, которым командируемый работник будет добираться до места назначения. При этом следует иметь в виду, что в соответствии с п. 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Ни сам Трудовой кодекс РФ, ни Положение не ограничивают продолжительность командировки. Фактически это означает, что командировка работника может быть как однодневной, так и длительной.

Однодневная поездка

В п. 11 Положения сказано, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

В то же время, учитывая право, предоставленное работодателю статьей 168 ТК РФ, организация может предусмотреть в своем коллективном договоре или в положении о командировках выплату таких суточных. Правда, их налогообложение производится в особом порядке, но об этом чуть позже.

Однако если имеет место однодневная командировка за границу, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % суточных, определяемых «внутренними» нормами компании для командировок за границу.

Принципы выплаты суточных при зарубежных поездках определены пунктом 18 Положения. Из указанной нормы следует, что дата пересечения границы Российской Федерации оплачивается по правилам, установленным для государства, в которое направляется работник: при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются в иностранной валюте, при возращении в Российскую Федерацию - в рублях.

Такие же правила выплаты суточных действуют и для случаев командирования работника на территории двух или более иностранных государств: суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работники - это живые люди, и может случиться так, что сотрудник, находясь в командировке, заболеет. Положение предусматривает такой вариант развития событий в командировке. Как сказано в п. 25 Положения, суточные в данном случае выплачиваются в течение всего времени, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. Правда, такое возможно только при наличии больничного листа, оформленного в надлежащем порядке.

Итак, основные правила выплаты суточных мы рассмотрели, теперь перейдем к вопросам их налогообложения.

Суточные - прочие расходы налогоплательщика

Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) определено, что расходы на командировки, в том числе суточные, признаются прочими расходами налогоплательщика, связанными с производством и реализацией. Конечно, при условии, что данные расходы отвечают критериям статьи 252 НК РФ, то есть:

1) связаны с получением дохода;

2) обоснованы;

3) документально подтверждены.

При этом с 1 января 2009 г. размер суточных, выплачиваемых при отправлении работника в командировку, не нормируется, вследствие чего организация вправе учитывать для целей налогообложения прибыли суточные в размере фактических затрат, порядок выплаты - при условии, что их размер закреплен локальным нормативным актом работодателя.

Аналогичного мнения по этому вопросу придерживаются и контролирующие органы. В частности, такое мнение изложено в письмах Минфина России от 18.08.2009 № 03-03-06/1/533 и от 21.09.2009 № 03-03-06/1/604. Солидарны с финансистами и налоговики столицы, на что указывает письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061727.

Однодневная поездка

Выше мы уже упомянули о том, что организация может принять решение о выплате суточных при однодневных командировках в пределах Российской Федерации. Поскольку выплата таких суточных не предусмотрена Положением, данный расход не признается обоснованным. Тем более что по мнению арбитров, изложенному в решении Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147 «Об оставлении без удовлетворения заявления о признании недействительным первого предложения пункта 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 “О служебных командировках в пределах СССР”», суточные выплачиваются работнику при условии проживания его вне места постоянного жительства в течение суток, и если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, то выплата суточных работнику не производится.

Признанный необоснованным расход не признается налогооблагаемым расходом. На это указывает пункт 49 ст. 270 НК РФ, в соответствии с которым не могут учитываться для целей налогообложения расходы, не соответствующие критериям, названным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Таким образом, организация не сможет учесть для целей налогообложения прибыли суточные, выплачиваемые за однодневные поездки, следовательно, источником их покрытия будут собственные средства компании, оставшиеся после налогообложения.

Аналогичный вывод содержится и в разъяснениях налоговиков, приведенных в письме УФНС России по городу Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312. Согласны с такой точкой зрения и суды, на что указывает постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 по делу № А05-5899/2005-12.

Иначе дело обстоит с налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).

Обложение налогом на доходы физических лиц

При обложение НДФЛ суточные подлежат нормированию. Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Таким образом, не облагаются НДФЛ суточные в размере, не превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за рубежом. Причем данные нормы касаются не только работников коммерческих фирм, но и работников организаций, финансируемых из бюджета. На это еще в 2005 г. указали арбитры в решении ВАС России от 26.01.2005 № 16141/04 «О признании недействующим письма МНС Российской Федерации от 17.02.2004 № 04-2-06/127 “О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками”».

В том случае если организация выплачивает суточные свыше своих «внутренних» норм, то сумма превышения также признается налогооблагаемым доходом физического лица, и, следовательно, организация должна удержать с работника НДФЛ и перечислить его в бюджет[СНОСКА Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 11.06.2009 № 03-04-06-01/133.].

В силу ст. 224 НК РФ обложение налогом суммы превышения производится по ставке 13 %. Организация обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника на дату выплаты дохода (суточных), на это Минфин России указал в своем письме от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27.

Если речь идет о сверхнормативных суточных, выплачиваемых командируемому работнику в иностранной валюте, то произвести пересчет налогооблагаемого дохода физического лица в рубли нужно по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату их выплаты, на это также указано в письме Минфина России от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27.

Нормирование суточных в целях обложения НДФЛ касается только суточных, выплачиваемых при командировках работников и их поездках для повышения квалификации. Иные виды суточных для целей налогообложения НДФЛ нормированию не подлежат. Это вытекает из п. 3 ст. 217 НК РФ. Следовательно, «разъездные» суточные, установленные коллективным договором, иным локальным актом компании или предусмотренные трудовым договором, не облагаются НДФЛ в полном объеме.

Однодневная поездка

В отношении того, являются ли суточные, выплачиваемые работнику при однодневных поездках, налогооблагаемым доходом физического лица, глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не содержит конкретного ответа.

Тем не менее налоговики рассматривают такие выплаты в качестве налогооблагаемых доходов физического лица и требуют удержания НДФЛ. Заметим, что арбитражная практика по этому вопросу не однозначна. Одни суды соглашаются с доводами налоговых органов, о чем свидетельствует, например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19.05.2009 по делу № А32-2910/2008-29/78-56/24. Другие, напротив, считают требования контролеров неправомерными, на что указывает, в частности, постановление ФАС Центрального округа от 27.05.2008 по делу № А62-4451/2007.

В силу того, что вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, не является урегулированным, компании придется самостоятельно решать вопрос о том, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

Как известно, с 1 января 2010 г. единый социальный налог (ЕСН) на территории Российской Федерации не взимается, так как глава 24 НК РФ утратила силу. Однако отмена единого социального налога не привела фактически к снижению налоговой нагрузки на работодателя, так как ЕСН, по сути, заменили страховые взносы, порядок исчисления и уплаты которых регулируется нормами Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (в ред. от 25.12.2009; далее - Федеральный закон № 212-ФЗ).

Согласно Федеральному закону № 212-ФЗ лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются плательщиками страховых взносов:

На обязательное пенсионное страхование;

Обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

Обязательное медицинское страхование.

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации, суточные не подлежат обложению страховыми взносами. Следовательно, выплата суточных при командировках не влечет за собой для работодателя обязанности по начислению указанных страховых взносов. Хотя не исключено, что в части однодневных суточных контролирующие органы будут настаивать на их начислении. Такое предположение можно сделать на основании опыта взимания ЕСН.

Напомним, что в период уплаты ЕСН организация, выплачивающая суточные при ежедневных командировках, имела возможность не начислять ЕСН на такие выплаты, руководствуясь лишь нормой пункта 3 ст. 236 НК РФ (с 1 января 2010 г. утратила силу). Сегодня такой возможности нет, поскольку Федеральный закон № 212-ФЗ не связывает начисление страховых взносов с порядком признания выплат, производимых в пользу физических лиц, в целях налогообложения прибыли. Это, в свою очередь, означает, что страховые взносы необходимо начислять даже с тех выплат, которые не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Однодневная поездка

Хоть в ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ сказано, что суточные, выплачиваемые при командировках, не подлежат обложению страховыми взносами, причем в размерах, установленных «внутренними» нормами самой компании, но не исключено, что в части суточных, выплачиваемых при однодневных командировках, контролирующие органы будут настаивать на необходимости их начисления. Именно так ранее обстояло дело с налогообложением ЕСН в части суточных, выплачиваемых при однодневных поездках, причем арбитражная практика по этому вопросу не была однозначной. Например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 16.08.2007 по делу № А28-1084/2007-3/29 было сказано, что выплата таких суточных влечет за собой обязанность по начислению ЕСН.

Вместе с тем в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13.03.2008 по делу А56-17909/2007 судом был сделан противоположный вывод.

Пока в части необходимости начисления страховых взносов с суточных, выплачиваемых при однодневных командировках, нет каких-либо официальных разъяснений контролирующих органов. Учитывая это, а также существующую арбитражную практику в части ЕСН, можно сделать вывод, что неначисление сумм страховых взносов с однодневных суточных у организаций, их выплачивающих, связано с повышенными рисками.

И как это ни парадоксально, в ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ «разъездные» суточные не упомянуты. Следовательно, их выплата подпадает под обложение страховыми взносами.

В. В. Семенихин,
руководитель «Экспертбюро Семенихина»