По расходному кассовому ордеру из кассы делается выдача наличных денег. Он обладает информационной формой – форма № КО 2 . Выдача материальных средств через расходный кассовый ордер делается только после предъявления все необходимых удостоверяющих личность бумаг. Получатель должен написать расписку черной либо синей пастой в получении денег, и в ней точно указать сумму (прописью). В случае если в расходный кассовый ордер не вносится расписка, то выданная денежная сумма рассматривается как недостача.

Из-за важности документа, мы вам предоставляем пример заполнения кассового ордера.

Пример заполнения кассового ордера:

В строчке «Организация» необходимо указать наименование организации (в полной форме), которое занимается выдачей из кассы материальных средств и его под ОКПО. Если выдача средств происходит в структурном подразделении, тогда нужно заполнить соответствующее поле. В другом случае ставится прочерк.

Обладает строчками «Номер документа», «Дата составления» в них нужно указать номер расходного кассового ордера и дату выдачи наличных денег.

В графе кассового ордера бланка «Код структурного подразделения» вписываются обособленные подразделения организации согласно тем кодам, которые были им присвоены.

В строке расходного кассового ордера «Корреспондирующий счет» вносится счет в дебет которого относится деньги из кассы.

В строчке «Код аналитического учета» вписывается код системы аналитического учета.

В строке «кредит» кассового ордера бланка нужно указать счет пятьдесят (потому как сумма денег выдается из кассы).

В графе расходного кассового ордера «сумма» вписывается полная сумма выданных денег (цифрами).

Графа «Код целованного назначения» кассового ордера бланка заполняется только в том случае, когда сумма денег выдается в форме целевого финансирования.

В графе расходного кассового ордера «выдать» вписывается ФИО физического либо юридического лица, которому и производится выдача денег из кассы.

В строке кассового ордера бланка «основание» вписывается содержание проводимой операции по выдаче материальных средств, например: «выдано в подотчет», «выручка сдана в банк» и т.д.

В графе расходного кассового ордера «Сумма» указывается точная сумма выданных денег (указывается прописью, с заглавной буквы, копейки цифрами, пустое место прочеркивается).

В «приложении» кассового ордера бланка вписываются все реквизиты приложенных к нему бумаг (само наименование, номер, а также дата составления), далее на основе, которых и выдаются деньги, например: расчетно-платежная ведомость, заявление сотрудника и так далее.

В графе «получил» получатель вписывает получаемую сумму (прописью, пустое место прочеркивается).

В строке «По» указываются реквизиты бумаг, которые подтверждают личность.

Сама форма заполняется сотрудником бухгалтерии только в одном экземпляре, подписывается начальником предприятия, глав. бухгалтером, а также уполномоченным лицом. КО2 регистрируется в журнале КО3.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Расходный кассовый ордер (РКО) используется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации.

Выдача наличных денег по данным ордерам может производиться только в день их составления.

При составлении РКО ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму КО-2

Расходный кассовый ордер выписывается бухгалтером в одном экземпляре. Его подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченное лицо).

Обратите внимание! В случае, когда к ордеру прилагается документ (заявление, счет и т.п.), имеющий разрешительную надпись руководителя, его подпись на расходном ордере не ставится.

При получении расходного ордера кассир обязан проверить:
- наличие подписи главного бухгалтера и руководителя;
- правильность оформления полученных документов;
- наличие прилагаемых документов.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Что это такое

Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов кассовой дисциплины , который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.

Обратите внимание , начиная с 1 июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО , РКО и кассовую книгу).

Бланк РКО (форма КО-2)

Расходный кассовый ордер (форма КО-2), действующий в 2019 году:

• cкачать бланк в формате word ;
• скачать бланк в формате excel .

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата . Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет» :

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса» ).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Примечание : руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание , в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Образцы заполнения РКО в 2019 году

Ниже представлены образцы заполнения бланка расходного кассового ордера в 2019 году:

Выдача денег при расчетах с поставщиками и подрядчиками

Выдача денег для оказания материальной помощи сотруднику

Выдача денег для их дальнейшей сдачи в банк

Новая форма "Расходный кассовый ордер" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Подробнее о применении формы "Расходный кассовый ордер":

• Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы)?

  Касается необходимости оформления РКО (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от...

• Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы

  Оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от...

• Отмена налога на "движку" и пересмотр критериев контролируемости готовы ко 2 чтению

  Госдума подготовила ко второму чтению законопроект № 249505-7 с учетом недавно предложенных кабмином поправок. Проект был принят в первом чтении в конце прошлого года, и был изначально нацелен на сокращение сроков камеральных проверок до одного месяца с момента подачи налоговой декларации (сейчас статьей 88 НК установлен срок 3 месяца). Теперь понятно, что этой идее (авторами которой выступили депутаты) не суждено было воплотиться, законопроект использован в качестве "рыбы" для...

• Раздутые взносы ИП, не отчитавшихся о доходах, спишут: законопроект готов ко 2 чтению

  Кроме того, оговорен порядок списания безнадежных недоимок по взносам за периоды до 2017 года, числящихся за работодателями. Комитет Госдумы по бюджету и налогам подготовил ко второму чтению законопроект № 300200-7 , который изначально был посвящен корректировке ряда норм, так или иначе касающихся контролируемых иностранных компаний и доходов от их работы. Ко второму чтению в проект внесено множество поправок, в том числе он дополнен изменениями в закон от 3 июля 2016 года № 243-ФЗ, которым в...

• Росстат: цены на бензин в России начали расти
• Самые значимые новости недели 14 - 17 июня 2016 года

  12,1% >>> Ко 2 чтению проект о праве акционеров...

• Законопроект о необоснованной налоговой выгоде не забыт: грядет доработка ко 2 чтению

  Законопроект № 529775-6 о необоснованной налоговой выгоде будет доработан ко второму чтению с учетом мнения бизнеса и профессионального сообщества при участии абсолютно всех заинтересованных сторон в формате широкой открытой дискуссии, заверяет председатель комитета Госдумы по бюджету и налогам Андрей Макаров. Эту мысль доносит "РИА Новости". Макаров сообщил, что бюджетный комитет совместно с представителями налоговой сферы, бизнеса и экспертов возвращается к работе над указанным...

• Ко 2 чтению проект о праве акционеров вносить вклады в имущество АО оброс деталями

  Госдума приняла во втором чтении законопроект № 734315-6 о внесении изменений в федеральный закон "Об акционерных обществах", внесенный одним из депутатов. Закон предлагается дополнить новыми нормами, согласно которым акционер будет вправе вносить в имущество АО денежный вклад. Согласно первоначальной версии законопроекта, в этих целях достаточно было внести новый пункт в статью 31 закона об АО, которая содержит указание на права акционеров АО. Теперь же - ко второму чтению - решено...

Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.

Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.

Какой бланк использовать

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 № 88 расходный кассовый ордер должен быть унифицированного вида — форма по ОКУД 0310002. Можно распечатать бланк расходно-кассового ордера и заполнить от руки, а можно использовать текстовый редактор.

Как выписать расходный кассовый ордер

Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2019 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдача наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. По-лу-чив расходный кассовый ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

В Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.

Как заполнить РКО

Кассовый ордер заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. В интернете есть сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер, а затем скачать или распечатать его. Мы на примере разберем, как правильно заполнить его самостоятельно.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.

В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Эти строки расходного кассового ордера заполняются по утвержденному .

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т. п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, ставит дату и подпись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Готовый образец заполнения расходного кассового ордера 2019 года выглядит так:

Особенности заполнения

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Как вести учет и сколько хранить

Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.

Приходные и расходные КО хра-нят-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.

Образец журнала регистрации РКО по форме КО-3

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций

РКО является первичным документом, а значит, требует корректного заполнения. Если регистр заполнен неправильно или не заполнен вообще, то на учреждение могут выписать штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Основание — неправильный учет доходов и расходов налогоплательщика в течение одного налогового периода.

Если налогоплательщик не предоставляет в составе отчетности ИФНС подтверждающие затраты РКО, то инспектор вправе отказать в признании таких расходов для целей налогообложения.